A presente Política de Privacidade descreve a forma como Conselho da Diáspora Portuguesa, na qualidade de Responsável pelo Tratamento de Dados, recolhe, trata, armazena e protege os seus dados pessoais no âmbito do seu registo e participação no EurAfrican Forum. Esta política rege-se pela legislação aplicável em matéria de proteção de dados, nomeadamente pelo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679 – RGPD).

1. Dados que Recolhemos

Os tipos de dados pessoais que recolhemos dependem das ferramentas e plataformas utilizadas no âmbito do EurAfrican Forum, como plataformas de registo, aplicações móveis ou sistemas de check-in. Os dados podem incluir, entre outros:

No momento do registo:

• Nome completo
• Endereço de e-mail
• Número de telemóvel
• Empresa e cargo
• País ou nacionalidade
• Data de nascimento
• Número de Passaporte (quando aplicável)

Através da aplicação ou plataforma do evento (se aplicável):

• Perfil de utilizador e preferências
• Registo ou marcação de sessões
• Mensagens na aplicação ou interações via chat
• Atividades de networking ou partilha de contactos

Durante o check-in ou participação física:

• Leitura de QR Code ou identificação por crachá
• Registos de presença e participação em sessões
• Interações com expositores ou recolha de contactos (leads)

Após o evento (caso se recolha feedback):

• Questionários de satisfação
• Comentários ou sugestões sobre o evento
• Galeria de fotos e vídeos

Dados técnicos e de utilização (recolhidos automaticamente):

• Endereço IP
• Tipo de dispositivo e sistema operativo
• Informações do navegador
• Ficheiros de registo e registos temporais de acesso
• Dados analíticos de utilização da aplicação

Imagens e gravações

Durante o evento, poderão ser captadas fotografias e vídeos para fins organizacionais e promocionais. Caso preste consentimento explícito no registo, será essa a base legal aplicável. Caso contrário, ao participar no evento, reconhece e aceita que a sua imagem poderá ser captada e utilizada para efeitos de comunicação e divulgação.
Se não desejar aparecer nos conteúdos audiovisuais, deverá informar-nos previamente. Faremos todos os esforços razoáveis para dar resposta ao seu pedido, mas essa recusa poderá implicar a sua exclusão de determinadas atividades ou o cancelamento da sua participação.

1A. Recolha Indireta de Dados Pessoais

Em determinadas situações, os seus dados pessoais poderão ter sido fornecidos ao organizador do evento por um terceiro, como a sua entidade empregadora ou um representante autorizado, com a finalidade de o registar como participante no EurAfrican Forum.

O tratamento destes dados realiza-se com base:

• No interesse legítimo (por exemplo, participação num evento corporativo),
• Ou na execução de um contrato entre o titular dos dados e o organizador.

Esta comunicação visa cumprir o dever de informação previsto no artigo 14.º do RGPD. Poderá exercer os seus direitos de acesso, retificação, oposição ou apagamento conforme previsto na Secção 6 da presente Política.

2. Finalidade e Fundamento Jurídico do Tratamento

Tratamos os seus dados pessoais exclusivamente para finalidades diretamente relacionadas com a sua participação no EurAfrican Forum, com base nos fundamentos legais definidos pela legislação de proteção de dados aplicável.

As finalidades incluem:

• Processamento do registo e gestão logística do evento
• Emissão de bilhetes e gestão de pagamentos
• Acesso a plataformas e aplicações associadas ao evento
• Envio de comunicações operacionais relevantes
• Suporte técnico ou ao participante
• Recolha de feedback e avaliação da qualidade do evento
• Controlo de acessos e segurança no local
• Cumprimento de obrigações legais ou resposta a solicitações oficiais

Comunicações de marketing
Caso preste consentimento durante o registo, poderemos utilizar os seus dados de contacto para o informar sobre futuros eventos ou serviços relacionados. Pode retirar esse consentimento a qualquer momento através do link de cancelamento disponível nas comunicações, do seu perfil na plataforma ou, em último recurso, contactando-nos por e-mail para info@eurafricanforum.org

Cancelamento de todas as comunicações
Se optar por não receber qualquer tipo de comunicação relacionada com o evento, incluindo comunicações operacionais essenciais, isso poderá implicar o cancelamento do seu registo. Ao fazê-lo, reconhece que deixamos de estar em condições de garantir a sua participação no evento. Neste caso, quaisquer montantes pagos serão reembolsados, nos termos da nossa política de cancelamento.

3. Conservação dos Dados

Conservamos os seus dados pessoais apenas pelo período estritamente necessário para cumprir as finalidades para as quais foram recolhidos, ou para cumprir obrigações legais, regulamentares ou contratuais aplicáveis.

• Dados pessoais:
  Dados de registo, contactos e outras informações associadas à sua participação serão conservados durante a realização do evento e por um período razoável após o seu termo, para apoio a operações pós-evento, resposta a pedidos, e cumprimento de obrigações legais ou fiscais.
• Dados de marketing:
  Caso tenha consentido em receber comunicações futuras, os seus dados serão conservados até que cancele a subscrição ou solicite a eliminação.
• Registos financeiros e de faturação:
  Os dados relativos a faturas, pagamentos e documentos contabilísticos serão mantidos pelo período exigido pela legislação fiscal e contabilística aplicável.
• Dados técnicos e operacionais:
  Metadados como endereços IP, ficheiros de log, analítica de utilização e identificadores de dispositivos serão conservados por um período máximo de 12 meses, salvo obrigação legal que imponha prazo superior.

Decorridos os prazos legais ou operacionais aplicáveis, os dados serão eliminados ou anonimizados de forma segura e conforme as melhores práticas.

4. Segurança dos Dados

Comprometemo-nos a proteger os seus dados pessoais, implementando medidas técnicas e organizativas adequadas que garantam um nível de segurança apropriado ao risco, nos termos do artigo 32.º do RGPD.

Estas medidas incluem:

• Garantia de confidencialidade, integridade e disponibilidade da informação
• Prevenção de acessos não autorizados, perda, alteração ou divulgação indevida
• Restrição de acesso aos dados apenas a pessoal autorizado e sujeito a obrigações de confidencialidade

As nossas práticas de segurança são revistas e atualizadas regularmente, de modo a manterem-se alinhadas com os requisitos legais e os standards do setor.

5. Partilha dos Seus Dados

Não vendemos nem divulgamos os seus dados pessoais a terceiros para fins comerciais.
Os seus dados poderão ser partilhados, apenas quando estritamente necessário, com:

• Prestadores de serviços (subcontratantes):
  Entidades externas que nos prestam apoio na realização do evento, como plataformas de registo, comunicações, processamento de pagamentos ou suporte técnico.
  Todos os subcontratantes atuam sob instruções nossas e estão vinculados por contratos que asseguram o cumprimento da legislação de proteção de dados.
• Autoridades públicas ou entidades legais:
  Sempre que tal seja exigido por lei, por decisão judicial ou por solicitação legítima de uma autoridade reguladora ou entidade de fiscalização.

Em todos os casos, garantimos que apenas os dados estritamente necessários são partilhados e que estão asseguradas medidas de proteção adequadas.

6. Os Seus Direitos

Nos termos da legislação de proteção de dados aplicável, incluindo o RGPD, assiste-lhe o direito de:

• Acesso – Obter confirmação sobre se os seus dados estão a ser tratados e, se for o caso, aceder a esses dados
• Retificação – Solicitar a correção de dados incorretos ou incompletos
• Apagamento (direito a ser esquecido) – Solicitar a eliminação dos seus dados pessoais, nos termos legais
• Limitação do tratamento – Requerer a limitação do tratamento em determinadas circunstâncias
• Oposição – Opor-se ao tratamento dos seus dados, nomeadamente quando utilizado para fins de marketing direto
• Portabilidade – Solicitar o envio dos seus dados pessoais, num formato estruturado e de leitura automática, para outro responsável

Como exercer os seus direitos
Sempre que existam, estes direitos devem ser exercidos através das opções disponíveis na plataforma de registo ou aplicação móvel do evento. Caso não estejam disponíveis ou não consiga aceder, poderá contactar-nos por e-mail para info@eurafricanforum.org.

Direito de reclamação
Se considerar que os seus direitos foram violados, poderá apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente. Em Portugal, esta entidade é a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) – www.cnpd.pt.

7. Atualizações da Política

Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada periodicamente, em função de alterações legislativas, de melhores práticas ou de modificações nos nossos processos internos de tratamento de dados.
Em caso de alterações relevantes, tomaremos as medidas adequadas para o informar — incluindo a atualização da versão e data do presente documento, aviso na plataforma do evento ou notificação por e-mail.
Recomendamos que consulte regularmente esta Política de Privacidade para se manter informado sobre como tratamos e protegemos os seus dados pessoais.

7A. Transferências Internacionais de Dados (se aplicável)

No âmbito da organização ou apoio ao evento, os seus dados pessoais poderão ser transferidos para países terceiros ou organizações internacionais fora do Espaço Económico Europeu (EEE).
Nesses casos, asseguramos a implementação de garantias adequadas, nos termos dos artigos 44.º a 49.º do RGPD. Tais garantias podem incluir:

• Cláusulas Contratuais-Tipo (SCC) aprovadas pela Comissão Europeia
• Regras Vinculativas aplicáveis a empresas (BCR)
• Decisões de adequação emitidas pela Comissão Europeia

Poderá solicitar mais informações sobre as garantias aplicáveis, utilizando os contactos abaixo indicados.

8. Contacto

Se tiver qualquer questão sobre esta Política de Privacidade ou pretender exercer os seus direitos, poderá contactar-nos através dos seguintes meios:
E-mail: info@eurafricanforum.org
Nome da entidade: Conselho da Diáspora Portuguesa
Endereço: Edifício Tardoz - Beco do Teatro 2750-320 Cascais - Portugal